Bakiye belirtmeden karşı tarafın kendi kayıtlarındaki cari durumunu ve açıklamasını beyan etmesini sağlayın.
Alıcı listesini dosyadan yükleyin ya da ERP/muhasebe sisteminizden otomatik aktarın. Dönem, firma ve iletişim bilgileri aynı süreçte düzenli şekilde kullanılır.
Alıcıdan hangi para birimleri için bakiye beyanı isteyeceğinizi, açıklama alanlarını ve bilgilendirme metnini kendi mutabakat düzeninize göre hazırlayın.
Her alıcı kendi bağlantısından ilgili dönem için beyan verir. Gerekirse alternatif iletişim bilgileriyle yanıt alma sürecini destekleyin.
Bu yöntem, özellikle sizin tarafınızdaki bakiyeyi doğrudan paylaşmak istemediğiniz veya karşı tarafın kendi kaydını önce görmek istediğiniz durumlarda kullanışlıdır. Gelen beyanlar tek tek e-postalarda kaybolmaz; her cari için yanıt, açıklama ve durum bilgisi kayıt altında tutulur.
Alıcı listesi ve mutabakat dönemi hazırlanır; alıcıya bakiye gösterilmeden beyan istenecek alanlar belirlenir.
Alıcı kendi bağlantısından kayıtlarındaki bakiyeyi, borç/alacak durumunu ve varsa açıklamasını girer.
Gelen beyanlar incelenir; beklenen dışındaki tutarlar, açıklamalar ve yanıt bekleyen kayıtlar ayrıca takip edilir.
Beyanını göndermeyen carilere belirlediğiniz aralıklarla hatırlatma yaparak sürecin açık kalmasını önleyin.
Beklenmeyen borç/alacak durumları veya açıklama gerektiren dönüşler geldiğinde ilgili kişilerin hızla aksiyon almasını sağlayın.
Mutabakat için son tarih belirleyin; dönem sonunda beyan verenleri, bekleyenleri ve inceleme gerektirenleri netleştirin.
Alıcının hatalı veya eksik beyanını düzeltmesine izin vererek sonucun daha sağlıklı oluşmasını sağlayın.
Bakiyesiz mutabakat sürecini tek kişinin posta kutusuna bağlı bırakmayın. Finans ve muhasebe ekibi gelen beyanları, açıklamaları ve bekleyen kayıtları aynı yerden takip edebilir.
Bildirim metnini, alıcının göreceği beyan alanlarını, bağlantıları ve gönderim görünümünü test ederek geniş cari listesine çıkmadan önce son kontrolü yapın.
Kullandığınız bildirim dili ve beyan alanlarını sonraki dönemlerde yeniden kullanarak hazırlık süresini azaltın.
Firma adı, logo ve gönderim diliyle alıcının güven duyacağı tutarlı bir mutabakat deneyimi oluşturun.
Gelen beyanları, açıklamaları ve yanıt bekleyen kayıtları raporlayın; sonuçları dışa aktararak arşivleyin veya ilgili kişilerle paylaşın.