Cari hesap bakiyesini alıcıya iletip mutabakat durumunu ve varsa itiraz/açıklama yanıtını toplayın.
Mutabakat yapılacak alıcıları dosyadan topluca yükleyin ya da ERP/muhasebe sisteminizden cari, bakiye, para birimi ve dönem bilgilerini otomatik aktarın.
Metinleri, firma görselini, dönem bilgisini, bakiye alanlarını ve alıcıya gösterilecek mutabakat ekranını kendi çalışma düzeninize göre hazırlayın.
Her alıcı kendi bakiyesini görür. Gerekirse alternatif iletişim bilgileriyle süreci destekleyerek yanıt alma ihtimalini artırın.
Belirlediğiniz sürelerde, mutabakata henüz dönüş yapmayan alıcılara tekrar hatırlatma gönderin.
Mutabık değilim yanıtı geldiğinde ilgili kişilere haber vererek itirazların beklemeden ele alınmasını sağlayın.
Mutabakat için son tarih belirleyin; dönem sonunda açık, yanıtlı ve itirazlı kayıtları net şekilde ayırın.
Alıcıların hatalı veya eksik dönüşlerini yeniden düzenleyebilmesini süreç bazında kontrol edin.
Mutabakat sürecini tek kişinin posta kutusuna bağlı bırakmayın. Finans ve muhasebe ekibi aynı süreçte çalışabilir, gönderim durumunu izleyebilir, bekleyen kayıtları görebilir ve sonuç raporunu aynı kaynaktan alabilir.
Mutabakat metnini, alıcı ekranını, bağlantıları ve gönderim görünümünü test ederek geniş cari listesine çıkmadan önce son kontrolü yapın.
Kullandığınız metin ve form düzenini sonraki dönemlerde yeniden kullanarak hazırlık süresini azaltın.
Firma adı, logo ve gönderim diliyle alıcının güven duyacağı tutarlı bir mutabakat deneyimi oluşturun.
Mutabık olanları, itiraz edenleri ve yanıt bekleyenleri raporlayın; sonuçları dışa aktararak arşivleyin veya ilgili kişilerle paylaşın.